Referat Styremøte 02.08.2021, del 1

Referat styremøte Grenland ryttersportsklubb

Møtenummer:        3/2021

Dato:                       02.08.2021

Kl:                            19:00

Sted:                        Vallermyrene, kafeen. Teams lenke for dem som ikke har mulighet til å                   stille fysisk 

Tilstede: Tove S. Sørensen, Marius Kvalmo, Nina Nesstrand, Anette Gundersen, Anethe Thronsen (vara), Anniken Stranddal, Trine Stenseth, Carina Slåtta

Diskusjonssaker

Sak 1: Oppfølging aksjonslisten (eget excel-ark)

 Sak 2: Salg av flis 

Styret har mottatt en forespørsel fra Hest360 om å være en hub for salg av flis. Det vil gi fortjeneste til klubben per bunt/pall flis som selges. Salg av flis vil kreve at noen tar ansvaret for flissalg, men kan gi gode inntekter til klubben og være et godt tilbud til medlemmer av klubben. 

Beslutning: 

Styremedlemmer diskuterer saken og regner på pris. Et lass på 33paller vil kunne gi klubben grei fortjeneste med overskudd.

Det foreslås å kjøpe inn et lass for å prøve og se hva vi ønsker videre. Marius og Anniken tar ansvar som kontaktpersoner.

Utsalgspris for klubbens medlemmer 85kr per ball ved kjøp av en pall på 21baller. (85*21=1785kr)

Utsalgspris for ikke-medlemmer 100kr per ball ved kjøp av en pall på 21baller. (100*21=2100kr)

Enstemmig vedtatt

Sak 3: Samarbeid med andre rideklubber

Styret har vært i dialog med Larvik og Sandefjord Rytterklubb og Tønsberg og Omegn Rideklubb i forhold til mulig samarbeid. Hva tenker vi om dette. Forslag er å avholde et brainstormingsmøte og se om det er noe å hente på samarbeid, og hva modeller for samarbeid kan være. 

Beslutning: Styret er positive til møte om samarbeid. Styret i grsk kan stille med 2-4 representanter. Leder tar kontakt med representant i andre klubber og er positive til dialog og samarbeid.

Enstemmig vedtatt

Beslutningssaker: 

Sak 1: Beløpsgrenser for innkjøp

Gjennomgang av innkjøpsrutiner/ hvor stort beløp kan grengruppene forplikte klubben uten å få godkjennelse fra styret på forhånd. Klubben har pr. i dag en anstrengt økonomi og bør ha tydeligere kontroll. 

Forslag til vedtak: Skal det handles inn for større beløp enn kr. 5.000,- skal dette tas opp og godkjennes av styret. Innkjøp under 5.000,- kan gjennomføres av grengrupper, men skal alltid informeres om til leder/økonomiansvarlig i styret. (Unntak er faste løpende utgifter som flis og møkka container bestilllinger). 

For kiosken skal alt av innkjøp godkjennes av innkjøpsansvarlig. 

Forslaget godkjennes, enstemmig vedtatt.

Sak 2: Smittevern

Det vil nok fortsatt være visse regler for smittevern knyttet til arrangementer også utover høsten. vi bør etablere en kontakt mot kommunen, og sikre at reglene følges av begge grenguppene mtp arrangementer og treninger. 

Forslag til vedtak: Etablere kontaktpunkt mot kommunen for bistand til å ha klare regler ift. korona/smittevern. Etablere felles informasjon om smittevern som skal brukes i stevneinvitasjoner. Etablere rutiner for grengruppene med tanke på deltager-registrering. 

Beslutning: Det velges kontaktperson i styret med hovedansvar for kontakt mot kommune og grengrupper, dette blir Anette Gundersen.

Forslaget godkjennes med valgt person. Enstemmig vedtatt.