Innkalling til styremøte 23.08.2021

Møtenummer: 4/2021

Dato: 23.08.2021

Kl: 19:00

Sted: Vallermyrene, kafeen. 

Sakliste

Oppfølging aksjonslisten (eget excel-ark)

Diskusjonssaker

Sak 1: Oppfølging og tilbakemelding samarbeidsmøte grengupper og styret mandag 16 august 

Sak 2: Oppfølging og tilbakemelding medlemsmøte torsdag 19 august. 

Sak 3: Møte med Porsgrunn Utvikling uke 35, deltakere og tidspunkt

Sak 4: Status flissalg


Beslutningssaker: 

Sak 1: Stand/utsalg på anlegget

Styret bør komme med retningslinjer vedrørende stand/utsalg på anlegget, og hvem som gjør slike avtaler.

Forslag til vedtak: Begrenser stand/utsalg til f.eks ett utsalgsbord og/eller et hengestativ eventuelt utsalg ved telt på stevneplassen. Styret avgjør sammens med grengruppene hvilke retningslinjer som gjelder for stand/utsalg på anlegget. 

Sak 2: Gjennomgang av varetelling høy og flislager ++

Det er knyttet usikkerhet rundt klubbens varelager av høy til stalll, stevnehøy og flisballer kjøpt inn til NM november 2020. Det trengs en grundigere gjennomgang av regnskapet første halvdel av 2021. 

Forslag til vedtak: 2-3 stykker fra styret får ansvar for å gå igjennom regnskapet, faktureringer, innbetalinger eventuelt høre med det tidligere styret hva som er gjort. 

Sak 3: Kiosk utestevner

Etablere enkel kiosk i området ved stall (14?) for salg av kioskvarer under ute stevner. Dette for å øke omsetningen på kiosk. Solsiden brukes som smørekjøkken, forberedelse etc.

Forslag til vedtak: Etablere kiosk utsalg som er klar til bruk under utestevner neste sesong  i stall (14?)

Sak 4: Ugyldig oppsigelse av avtale med Grenland Hest og Ryttershop

Grenland Hest og ryttershop mottok en oppsigelse 14.01.2021 undertegnet Grenland Ryttersportsklubb. Det er ikke referatført fra styremøter at avtalen skal sies opp. Det må besluttes om avtalen er gyldig sagt opp. Saken bør sjekkes med tidligere styre. 

 Forslag til vedtak: ...

 

Sak 5: Utnevne barneidrettsansvarlig 

ref register klubbadmin må vi ha dette 

Forslag til vedtak: xx utnvnes til barneidrettsansvarlig.

 

Sak 6: Utnevne ansvarlig for politiattest

ref register klubbadmin må vi ha dette 

Forslag til vedtak: xx utnevnes til ansvarlig for politiattester

 

Sak 7: Lønn ved klargjøring av bokser til store stevner

Det er en stor jobb å klargjøre bokser til store stevner, og dette foregår utenom selve stevnearrangementet. Ved store stevner er dette en betydelig jobb. 

Forslag til vedtak: Medlemmer i ungdomsgruppen kan få lønn for å klargjøre bokser i fbm store stevner. Rengjøring av bokser lønnes med 25 kroner per boks. Boksene skal måkes helt rene for tiss og bæsj, og det skal flises ny flis i hver boks. Stallgang skal kostes når alle boksene i en stall er ferdig.  Forutsetning er at vi kan lønne inntil 10.000 uten noen forpliktelser i fht arbeidsgiverargift osv. Det kan ikke skrives dugnadspoeng for jobb man får betalt for å utføre. 

 

Sak 8: Betaling av helgekurs 

Det må settes regler for om kurs i regi av klubben, som helgekurs, skal betales via klubben og faktureres av trener i etterkant, eller om betaling skal skje direkte til trener. Dette gjelder i første omgang ikke de faste, ukentlige treningene som foregår på anlegget. 

 Forslag til vedtak:  Kursavgift samt baneleie/boksleie betales til klubben, og treneravgift etterfaktureres klubben av trener. Det er den som arrangerer kurset som er ansvarlig for at kursvagift blir betalt. Liste over deltakere og pris skal sendes styret@grsk.no

 

Sak 9: Justering av pris for leie av anlegget

Det er lenge siden de ulike leieprisene for anlegget er justert. 

Forslag til vedtak: Prisene økes til xxxx. de nye prisene legges ut på hjemmesiden. 



Oversikt økonomi per 19.08.2021:

Penger på konto per 19.08.21 kr 338 280,00, Av dette er 6439,- bundet i skattetrekksmidler. Diverse fakturaer til forfall de neste dagene kr 50 837,00. Faktura for flis for videresalg, forfall 24.08 kr 46 778,00 Vi venter ingen vesentlige inntekter de neste ukene bortsett fra eventuelt salg av flis.  Stevner starter opp igjen i løpet av september og vil generere litt inntekter.  Vi har store stevner utover høsten. Vi har fått ettergitt 2 måneders husleie, og en fornuftig nedbetalingsplan på de huseleiene vi skylder.  

Av faste månedlige utgifter er blant annet strøm på anslagvis 10-15000,- per måned Av øvrige faste utgifter kan nevnes internett, renovasjon, forsikringer, traktor, datautstyr (printer) Dette beløper seg til anslagsvis 20000,- per måned (renovasjon varierer i takt med aktiviteten på anlegget) 



Dersom noen av styremedlemmene anser seg inhabil i en sak, bes dette meddelt styreleder så raskt som mulig. 

Skien, 22.08.2021

Tove Sanderhoff Sørensen

22.08.2021 14:46